Nosework Norge inviterar til nytt ekstraordinært årsmøte om saka “nytt medlemssystem”.
Styret ser det naudsynt å gå over til eit betre system for medlemsregister og arrangementer. Klubben har vakse i enormt tempo siste åra, og det midlertidige systemet er ikkje lengre god nok med tanke på sikkerhet, GDPR, brukarvennlighet, riktighet i registrering og rettferd i påmelding/utlysing av arrangement.
Styret har vald å gå i dialog med Devent. Devent har allereie kjennskap til hundesport og har laga system for arrangementer for agility. Løysinga deira er knytt til NKK. Me ser Devent som ein seriøs og dyktig aktør i bransjen.
Devent kan skreddarsy eit system for oss, tilrettelagt våre behov, våre verdiar og våre regelverk, der dei sjølve tek kostnadane (450 000,-) for utvikling av medlemsregister og arrangement.
Tilbodet dei gir er ei avtale på fem år, der betaling for medlemsregister er samla kr 100 000,- + mva for dei fem åra. Alternativt betalt som 25 000,- + mva pr år (+justering for konsumprisindeks pr år.)
For arrangementsløysinga ligg prisen på 20% av påmeldingsavgift, og minimum kr 100,- pr påmelding, med minimum kr 125 000,- pr år.
Bytte av system vil vere:
Meir brukarvennleg for medlemmer
Lett å finne medlemskapsbevis
Oversikt over eigne resultater
Kan registrere eigne hundar
Betre sikkerhet for medlemmane
Mindre sjangse for feilføringar av resultat/prøver
Meir rettvis utlysing/påmelding til arrangement
Arrangørar får korrekt, forutsigbar og enkel oversikt over ekvipasjar
Restriksjonar på påmeldingar, som t.d. kun NW2 etter oppnådd tittel NW1 og lgt anis.
Medlemmane slepp leite etter påmeldingsinformasjon hjå forskjellige arrangørar
Medlemmane får forutsigbart og enkelt påmeldingssystem
Medlemmane får meir sikkerhet for GDPR/personleg informasjon ved ei løysing i staden for spredd utover mange arrangørar.
Mindre og enklare jobb for styret
Support frå Devent
med meir.
Styret meiner at ny medlemsdatabase med betre oversikter for alle er meir føreseieleg og gir ein enklare jobb for både deltakarar og arrangørar som er vel verd dei kostnadane som kjem.
Betalande medlemmer kan stemme på møtet. Hugs å skrive inn fullt navn.
Lenke til møtet kjem i seinare mail.
Saksliste
1. Godkjenning av innkalling
2. Val av møteleiar, protokollførar og to medlemmer til å underskrive protokoll
3. Sak: Nytt medlemssystem/resultatsystem
Styret informerer om dialog med devent, NWN sitt behov/specs, tilbakemeldingar frå arrangørar, konsekvensar for medlemmer/arrangørar m.m.
Forslag frå styret:
Gå for løysing frå Devent
Møtet slutt
Vedlegg:
Pristestimat frå Devent
Svar frå Devent etter forrige ekstraordinære årsmøte
Protokoll frå ekstraordinært årsmøte 3. januar*
*Merknad: Det vart ikkje vald personar til å underskrive protokollen på det ekstraordinære årsøtet. Styret beklagar glippen.
To medlemmer som var tilstades på møtet har underskrive protokollen i ettertid.